זהו, זה קרה. הוא שאל את השאלה הגורלית ואת השבת לו בחיוב, מזל טוב! אתם מאורסים! אבל מה עכשיו? איך מתחילים לתכנן את האירוע החשוב והמיוחד בחייכם? לפני הכל, הצטיידו במחברת עם כריכה עבה, עט ומרקר בצבע אהוב. חלקו את המחברת לפי נושאים, כך שתחת כל נושא תוכלו לכתוב את כל הספקים האופציונליים ואת הצעות המחיר שלהם. דבר זה יסייע לכם להשוות מחירים, לכתוב הערות ולקבל החלטות. אז איך מתחילים לארגן? בדיוק בשביל שאלות כאלה, הכנו מדריך מקיף לתכנון חתונה.

חצי שנה לפני החתונה

בשלבי התכנון הראשוני של האירוע, חשוב להסתכל על החתונה במבט על, כלומר, חשבו אילו דברים הייתם מעוניינים שיהיו באירוע, האם חשוב לכם ללכת על קונספט מסוים ואם אתם רוצים אטרקציות מיוחדות. השלב הזה חשוב משום שכך תוכלו למדוד באופן כללי את התקציב לאירוע כולו. תוכלו גם לעשות את הפעולה ההפוכה, להחליט על תקציב מראש, כך שהוא יוביל את תכנון האירוע.

הכינו רשימת מוזמנים בה תכללו את כל האורחים האופציונליים לחתונה. חלקו את הרשימה לקטגוריות: משפחת הכלה, משפחת החתן, חברים של החתן, חברים של הכלה, חברים של ההורים ומכרים. כך תוכלו לאמוד את כמות המשתתפים באירוע ולהיערך בהתאם. כמובן שאם אתם מעוניינים לערוך חתונה קטנה, אל תערכו רשימת מוזמנים ארוכה מידי.

כעת, עליכם להתחיל במלאכת החיפוש בכדי למצוא את הלוקיישן בו אתם רוצים להתחייב אחד לשנייה ולהינשא. חפשו אולמות וגני אירועים בסביבת מגוריכם והציצו באתר ובעמוד הפייסבוק שלהם. אם התרשמתם, תוכלו לעבור לשלב הבא ולתאם איתם פגישה עבור הצעת המחיר, פגישה לטעימות ופגישה נוספת שתכלול הגעה לאחד האירועים שמתקיימים במקום, בכדי שתוכלו לבחון את התנהלות האירוע בזמן אמת. אם יש ברשותכם כבר מועד לאירוע או כיוון כללי לחודש בו יתקיים האירוע, דאגו לומר זאת לאולם האירועים, כך הם יוכלו להציע לכם תאריכים פנויים סביב התאריכים הרלוונטיים לכם. בעת הפגישה עם נציג מאולם האירועים, וודאו אילו שירותים מגיעים לכם בעת סגירת האירוע, ייתכן והם יוכלו להעניק לכם שירותים שימנעו מכם הזמנת ספקים נוספת, כמו תאורה, הגברה, עיצוב שולחנות, שירותי בר, בר אקטיבי ונייד, בר מתוקים וכו'.

מה עושים אחרי שסוגרים אולם?

כעת, אתם יכולים להתחיל לתכנן את יתר הדברים בחתונה ולהתחיל לבקש הצעות מחיר מספקים שונים בתחום המוסיקה, הגברה, צילום (סטילס ווידאו), עיצוב האירוע וכו'. יכול מאוד להיות שתמצאו ספקים שיעניקו כמה שירותים במקביל, לכן חשוב לברר מול כל ספק מה השירותים הכלליים שברשותו. בדיוק בשביל זה יש לכם מחברת מסודרת, בה תוכלו לכתוב מה כל נותן שירות מציע ומה המחיר אותו הוא דורש. אם יש לכם חברים ומכרים נשואים, תוכלו לשאול לעצתם בנוגע לספקים מומלצים ולבחון את עבודתם. בכל מקרה, כדאי שתבקשו מכל ספק לראות תיק עבודות על מנת שתוכלו לבחור בזה שמתאים ביותר עבורכם וקולע לטעמכם האישי.

• עיצוב האולם והשולחנות

לפני שאתם מתחילים לחפש מעצבי אירועים, בדקו עם אולם האירועים שסגרתם מהם שירותי העיצוב שהם מספקים. קבעו פגישה עם מעצב האולם והגיעו אליה עם תכנון כללי לסגנון העיצוב אותו תרצו בחתונה שלכם. אם החלטתם לשכור את שירותיו של מעצב חיצוני, מוטב שתנסו לחפש אודותיו המלצות ברחבי הרשת. כך או כך, בקשו לראות תיק עבודות וצילומים מעיצובים קודמים.

• הזמנות לאירוע

להזמנות יש משקל רב באירוע משום שזוהי יריית הפתיחה עבור האורחים באירוע שלכם. חשבו מהו סגנון ההזמנה שתרצו והאם תזדקקו לשירותיו של מעצב גרפי שיעצב עבורכם הזמנה ייחודית, או שתבחרו בפורמט קבוע. אל תפסלו את האפשרות בה בית הדפוס יעצב עבורכם את ההזמנה, משום שלעיתים דבר זה יכול לחסוך עלויות ולהיות מספק לא פחות מהזמנה שעוצבה על ידי מעצב גרפי חיצוני. אל תשכחו לבקש מעטפות תואמות ולצרף מפת הגעה לחתונה. אמנם הדפסת ההזמנות נעשית מס' חודשים לפני החתונה אך שליחתן תתבצע חודש לפני האירוע.

• צילום

כשבוחרים צלם, חשוב לבדוק אילו חבילות שירותיו כוללים, מעבר לתמונות סטילס באירוע עצמו וסרט החתונה, האם הוא יערוך עבורכם גם סרטון מסכם של 5 דקות מהאירוע? האם צילומי הסטילס כוללים גם צילומי זוגיות טרם החתונה? כמה צלמים ינכחו באירוע? האם הצילומים כוללים עיצוב אלבום חתונה? האם תקבלו תמונה אחת מוגדלת וממוסגרת לתלייה בסלון? חשוב לבדוק את כל אלו ולראות מי מהצלמים מעניק לכם את חבילת השירותים הטובה והמשתלמת ביותר. לא פחות חשוב הוא לוודא עם הצלם את כמות התמונות שמגיעות לכם, את טיב הציוד בו הוא משתמש, אם פורמט הצילום איכותי ולברר כמובן אם הקבצים מגובים ושמורים בכונן נוסף.

• מוסיקה והגברה

כיום, רבים נוטים לסגור בחתונתם להקה וזמרים ולא מסתפקים רק בדיג'יי. חשבו אם אתם מעוניינים בהופעה נוספת מלבד שירותיו של הדיג'יי, אם תרצו שהכניסה לחופה תיעשה בליווי זמר או שמא עם שיר מוקלט. לאחר שתחליטו מה בדיוק תרצו באירוע שלכם, תוכלו להתחיל לברר עלויות מול הספקים השונים. מעבר לכך, כדאי שתחליטו מראש מה יהיה שיר הכניסה לחופה, שיר לשבירת הכוס, שיר הסלואו הראשון ואיזה ז'אנר מוסיקה ילווה את האירוע כולו. אם אתם מגיעים ממשפחות מעדות שונות, עשו להם מחווה ושלבו באירוע כמה שירי עדות מוכרים ומשמחים. בדקו עם הספק אם הוא דואג להגברה ולמסך וידאו להקרנת סרטונים (במידה ואולם האירועים לא מספק זאת).

• בגדים ונעליים

אחרי שדאגתם לסגור את הדברים המהותיים ושריינתם לכם דיג'יי, אולם וצוות צילום, יש לדאוג לדברים חשובים לא פחות והם הבגדים והנעליים לאירוע. בחירת שמלת הכלה יכולה להיות משימה לא פשוטה, לכן מוטב להגיע לסלוני הכלות עם הנחיות לסגנון בה תרצי שתיראה השמלה. את שמלת הכלה מוטב לבחור בליווי חברות או משפחה, שכן אלה יסייעו לך להגיע להחלטה הנכונה ויחוו את דעתן. את הנעליים שילוו אותך במהלך האירוע חשוב לבחור תוך הקפדה על רמת הנוחות שלהן. השתדלי לעמוד בפיתוי ולא לבחור בנעליים עם עקב דק וגבוה משום שהסבירות לאי נוחות במהלך הערב היא גבוהה, נוסף לכך, לאחר רכישת הנעליים, השתדלי לנעול אותן בבית ולהתרגל אליהן, סמכי עלינו – את לא רוצה שיפצעו אותך ברחבת הריקודים. כמו כן, סביר שתענדי את טבעת האירוסין במהלך האירוע, לכן חשוב שתהיה התאמה בין סגנון השמלה לבין התכשיטים שיעטרו את גופך בחתונה. תהליך בחירת השמלה דומה לתהליך בחירת חליפת החתן, אמנם מדובר על תהליך פחות מורכב, אך גם במקרה זה חשוב להיוועץ בחברים או בני משפחה לפני רכישת החליפה.

 

שלושה חודשים לפני החתונה

בשלבים אלו תצטרכו לסגור את כל הדברים הנלווים לאירוע כדוגמת איפור כלה ועיצוב השיער, מדידות סופיות של שמלת הכלה, רכישת טבעת הנישואין, תיאום הסעות עבור אורחים שמגיעים מרחוק, בחירת מתנות תודה לאורחי האירוע, בחירת יעד לירח הדבש וסגירת הנושאים שנותרו פתוחים מהשלבים הקודמים. נוסף לכך, אם בחרתם להתחתן דרך הרבנות, זה בדיוק הזמן להירשם ולהכין את כל המסמכים הדרושים לכם כדי להתחתן כדת משה וישראל. אם בחרתם בחתונה חילונית, חפשו רב חילוני או מנחה מקצועי לטקס החופה. כמו כן, בחרו מלון או סלון כלות באזור האירוע בו תוכלו להתארגן בנוחות וברוגע. נוסף לאלה וחשוב לא פחות, הוא תכנון מסיבת הרווקים ומסיבת הרווקות. אמנם נהוג שאת המסיבות הללו מארגנים החברים הטובים, אך בשלב זה כדאי להמליץ להם להתחיל בתכנון כך שלא תיתקעו ברגע האחרון בלי לוקיישן למסיבה או ללא הפעלה ייחודית. העבירו לחבריכם רשימת מוזמנים למסיבת הרווקים ומסיבת הרווקות ותנו להם לתכנן עבורכם את המסיבה. מלבד זאת, אם אתם מתכננים לערוך גם אירוע חינה, החלו לארגנו תוך סיוע של ההורים או החברים.

חודש לפני החתונה

בשלב זה כל פרטי האירוע אמורים להיות כבר סגורים, כך שמה שנותר לכם הוא לחתום על חוזים מול הספקים ולוודא מולם את כל הפרטים הקטנים. כעת תוכלו לשלוח לאורחים את ההזמנות שהכנתם מראש. מההיכרות האישית שלכם איתם, נסו לחשוב איזה אורחים יעדיפו לקבל מכם הזמנה באופן אישי ומי מהאורחים יעדיף לקבלה בדואר, משום שלעיתים אנשים ירגישו מכובדים יותר כשההזמנה ניתנת באופן אישי. בחרו אחת מהחברות הקיימות לאישורי הגעה (במידה והאולם לא מעניק לכם שירות מסוג זה), בכדי שיתקשרו בשבועיים שלפני החתונה לאורחים ויוודאו מי מהם מתכוון להגיע ומי לא, משום שדבר זה יכול לחסוך בעלויות. חשוב שהחברה שתעשה עבורכם את אישורי ההגעה תהיה מסונכרנת עם אולם האירועים, כך יוכלו לעדכן אותם בכמות האורחים הסופית. נוסף לכך, אם אתם מתכננים לשכור רכב ולקשט אותו ליום האירוע, יש לסגור זאת מול חברת להשכרת רכבים.

שבוע – שבועיים לפני החתונה

עכשיו כשאתם פחות או יותר יודעים מי עתיד להגיע לחתונתכם, תוכלו להתפנות להכנת סידורי ישיבה. תכננו את סידורי הישיבה כך שהחברים יהיו קרובים לרחבת הריקודים וישבו יחדיו ואילו השולחנות המיועדים למשפחות יהיו קרובים זה לזה. תוכלו להיעזר בהוריכם, הם וודאי ידעו אילו משפחות יש להושיב באותו שולחן ואילו לא. אל תשכחו להשאיר כמה מקומות אקסטרה למקרה שיהיו אורחים שכן יוכלו להגיע למרות שלא נכללו ברשימת האורחים הסופית. מעבר לכך, דאגו מראש שיהיו ברשותכם מזומן וצ'קים בכדי לשלם לספקים ונותני השירות, תוכלו להעניק את התפקיד לאחד החברים שידאג לשלם לנהג ההסעות, למלצרים וכו'.

 

זהו, היום הגדול הגיע וההתרגשות בשיאה. הכל מוכן וכל שנותר לכם הוא להירגע, לאכול ולשתות בכמות מספקת וליהנות מהרגע המיוחד והמשמעותי ביותר בחייכם. זכרו, תכנון אירוע על הצד הטוב ביותר ייעשה באמצעות ארגון מסודר הן מבחינת ההוצאות הכלכליות והן מבחינת סגירה ותיאום מול ספקים. תוכלו להיעזר בתהליך התכנון בהורים או בחברים קרובים, אלה יאפשרו לכם להוריד מעט מהלחץ שגובה האירוע. שיהיה במזל טוב!